Jeudi 21 avril 2022

Comment une collectivité peut gagner du temps et de l’argent dans la gestion d’un projet digital ?

Préparation d'un budget, respect du code des marchés, phases de validation nombreuses…
La gestion d’un projet digital pour une collectivité peut prendre du temps. Raison de plus pour en gagner grâce à une organisation intelligente et efficace.

 

Prendre son temps… Pour en gagner.

Pour une collectivité, le succès d’un projet digital se joue souvent avant même la conception du site ou d’une application. C’est généralement lors de la rédaction du cahier des charges qu’on peut éviter des pertes de temps ou des désillusions futures. La rédaction d’un "bon" cahier des charges demande du temps. Quels sont les besoins de la collectivité ? Quel est le budget alloué ? Quelle équipe pour gérer le projet ? Quelles sont les contraintes de temps ? Autant de bases à poser avant de lancer un projet pour minimiser au maximum les pertes de temps et d’argent.

 

Choisir la bonne méthodologie… Et s’y tenir.

Définir un planning ambitieux et réaliste est déjà un bon prérequis pour mener à bien le projet. Si la méthodologie idéale n'existe pas, il faut quand même respecter certaines règles en fixant les enjeux, en se mettant d'accord sur une organisation et en fixant des grandes lignes.

Le cahier des charges ne doit pas forcement être exhaustif mais suffisamment complet pour bien retranscrire les attendus du projet et pour aider le prestataire qui sera choisi à le mener à bien en respectant la qualité, les délais, la conformité et le budget.

Au lancement, il est nécessaire de se mettre d'accord sur une méthodologie claire acceptée par tous les acteurs. Un bon découpage du projet est aussi un gage de méthode car selon sa nature ou sa taille, les phases peuvent s'articuler différemment. Parmi les grandes étapes, on retrouve nécessairement : les ateliers de co conception, le design, les arbitrages fonctionnels, la page d'accueil, les développements, le respect de la réglementation, les tests et recettes... Autre étape à ne pas négliger : la formation ou le transfert de compétences qui va permettre à la collectivité d'administrer efficacement son site ou son application en toute autonomie.

Les principales sources de perte de temps… Et d’argent.

L’expérience le prouve : si chaque étape d’un projet digital est importante, ce sont « toujours les mêmes » qui entrainent un retard. Championne toutes catégories : l’étape de production des contenus. Le chantier des contenus démarre souvent trop tard dans le projet et entraîne près de 80% des retards. Il convient donc de démarrer cette phase de création très en amont pour s’assurer du respect des plannings. Autre grand classique des projets difficiles : l’adéquation des contenus avec les réels besoins de l’administré, on peut gagner beaucoup de temps à réfléchir à ce dont l’habitant a vraiment besoin, plutôt que de lui proposer une arborescence trop riche qui va compliquer son parcours et rendre moins claire l’offre de services de la collectivité.

Bien choisir son partenaire pour réussir en équipe !

Les collectivités ont une organisation propre qui s'impose souvent au projet par des étapes de respiration et de validation. Telmedia, expert de la digitalisation des collectivités depuis 14 ans garantit une maîtrise parfaite des délais, de la qualité, de la conformité et du budget.