Mercredi 23 mars 2022

L’Intranet-Extranet : clé du succès pour une collectivité !

A la base simple outil collaboratif, l’intranet des mairies évolue rapidement pour améliorer le bien-être des équipes et assurer aux habitants un haut niveau de service. Aujourd’hui, l’intranet d’une collectivité devient un outil de cohésion incontournable et facilite au quotidien la tâche de tous ses acteurs au service des habitants.

 

Que vaut l’intranet de votre collectivité ?

Les élus et responsables de collectivité devraient s’interroger sur la qualité de l'intranet, tant il conditionne l’efficacité de ses équipes et la qualité du service rendu aux habitants. Votre intranet permet-ils aux agents d’accéder aux outils dont ils ont besoin ? Permet-il une communication fluide entre les décideurs et les équipes sur le terrain ? Est-il capable d’envoyer aux personnes concernées les notes de service ou les informations réglementaires indispensables à leurs missions ? Autant de questions auxquelles il convient de répondre sincèrement avant d’envisager une mise à niveau de cet outil essentiel.

Un outil de travail… Et de cohésion.

Si par nature, un intranet est un outil de travail pour les agents municipaux, c’est aussi un outil de cohésion pour l’ensemble des équipes. A plus forte raison quand chacun peut y configurer un espace personnel où il regroupe les outils dont il a besoin, les informations utiles à sa mission et un carnet de contact qui facilite les échanges. Il faut le savoir : l’intranet devient souvent le vecteur privilégié de la collectivité en matière de communication auprès des équipes. Quel meilleur endroit pour rappeler les priorités du mandat, organiser une consultation ou gérer un agenda ? Certaines collectivités, dans les grandes villes comme dans des collectivités rurales, font de leur intranet un véritable réseau social qui permet à chacun de s’exprimer et de consolider un esprit d’équipe qui profite toujours aux usagers.

Un intranet qui s’adapte à chaque besoin… Et à chaque envie.

L’intranet d’une collectivité a vocation à réunir les informations, les personnes et les outils. Pourtant, son succès dépend beaucoup de la convivialité de son interface. Il est donc essentiel de pouvoir configurer un espace personnel où un agent pourra sélectionner les informations et les fonctionnalités qui l’intéressent. Le management de la commune a lui aussi un vrai travail de réflexion à mener pour proposer des contenus intéressants et bien hiérarchisés. Certaines informations peuvent être diffusées uniquement aux responsables et chefs de service, pendant que d’autres bénéficieront d’une diffusion plus large à l’ensemble des agents. L’analyse de la navigation des agents pourra également permettre d’améliorer encore l’intranet en poussant les sujets les plus consultés et les fonctionnalités les plus populaires.

L’accompagnement : une étape essentielle pour réussir l’intranet de sa collectivité.

Mettre au point un intranet efficace ne s’improvise pas. Chez Telmedia, nous avons déjà réalisé de nombreux intranets sur mesure ou depuis nos solutions génériques (mairie de Lille, mairie d'Auby, Centre de Gestion de la Fonction Publique du Morbihan...).